Es muy sencillo llenar tu buzón de entrada. Pero con estos pasos sencillos tendrás todo bajo control y aprovecharas al máximo las ventajas de estar en constante comunicación.
1 Aprende a usar programas para el manejo de tu correo electrónico.
Aparte de manejar soluciones de correo público como Hotmail, Yahoo! o Gmail, es bueno utilizar otros programas que te permitan la gestión de tus correos. Como ejemplos te puedo mencionar Outlook, que viene integrado en Microsoft Office, Incredimail, Eudora, Thunderbird, Pegasus o Netscape. La recomendación es invertir tiempo para capacitarte en sus funciones. La mejor forma de lograrlo es buscar en Internet el tutorial del programa que vayas a utilizar, esto con el fin de explotarlo al máximo.
2 Mantén tu buzón a un nivel manejable.
Limpia tu bandeja de entrada periódicamente, ya que si no lo haces, en poco tiempo tendrás tantos mensajes que no sabrás cual debes responder o ignorar. Conserva solo los mensajes importantes o aquellos que debes darles seguimiento.
3 Utiliza carpetas.
Para mantener todo organizado, es primordial crear carpetas para almacenar los mensajes dependiendo del remitente, asunto o lo que a ti te facilite su búsqueda. Puedes organizar tus correos por proyectos, nombres propios o planteles.
4 Automatiza tu correo electrónico con filtros.
Deja que la tecnología trabaje en tu beneficio. Puedes configurar tu correo electrónico para tal fin. Si recibes con frecuencia mails con mucha información acerca de los mismos temas y de la misma gente te conviene instalar un programa que desvié los correos a una carpeta en especial, en vez de a tu bandeja de entrada, incluso que tenga la capacidad de responder automáticamente, es decir, sin necesidad de que estés presente.
Un ejemplo: si un amigo solo te envía chistes ¿Por qué no desviar sus correos a una carpeta de “Chistes” para verlos y hasta reenviarlos después? O si recibes correos estando en un periodo vacacional, automáticamente les contestara algún mensaje que hallas configurado previamente con algún mensaje como “No me encuentro en este momento pero al regresar, me contacto contigo”.
5 Utiliza seguramente tu correo electrónico.
Ten mucho cuidado con los correos que tengan archivos adjuntos, como gráficos y ligas que lleven a páginas de Internet fraudulentas. Si recibes un correo que te indique por ejemplo, que hay un problema con la cuenta de tu banco o con la hipoteca de tu casa, ¡no hagas clic en la liga que se incluya en el mensaje! Ve directamente a tu banco y comunícate con ellos.
6 Respalda tus mensajes de correo electrónico.
Más vale prevenir que lamentar. Realiza periódicamente un respaldo de tus mensajes de correo al que puedas acudir en caso de tu programa o computadora sufra una falla. Imagínate lo terrible que sería perder el trabajo de todo un mes de información almacenados en tu e-mail.